Document Management in SharePoint
Document order, control and traceability within Microsoft 365 for companies in Bolivia.
"No es solo una carpeta en la nube — es un sistema documental diseñado con criterio empresarial para que tu información esté donde la necesitás, cuando la necesitás."
A document system designed for your company, not the other way around
En Otium implementamos SharePoint como el centro documental de tu empresa: bibliotecas organizadas, permisos por usuario, listas de control, alertas automáticas y acceso desde cualquier lugar.
No se trata de guardar archivos en la nube — se trata de que cada documento tenga un lugar, cada proceso tenga responsables y la información crítica esté disponible cuando realmente se necesita. Diseñamos la estructura según cómo trabaja tu empresa.
Who is this service for?
Empresas que ya tienen cierto nivel de organización pero necesitan escalar, profesionalizar sus controles y reducir la dependencia de procesos manuales o información dispersa.
Partners or executives outside Bolivia
Que necesitan acceso remoto ordenado a la documentación de la operación boliviana sin depender de que alguien les envíe archivos.
Subsidiaries with international parent company
Que deben mantener documentación accesible, ordenada y trazable para reportar o responder ante la sede central.
Companies paying for Microsoft 365 without using SharePoint
Que tienen la herramienta disponible en su licencia pero no la están aprovechando para organizar su documentación.
Businesses sharing documents by email
Con varios responsables enviando versiones por correo — sin saber cuál es la final ni quién hizo qué cambio.
Companies preparing for audits
O fiscalizaciones que necesitan tener su documentación accesible, ordenada y con trazabilidad real.
Organizations dependent on a single person
Que quieren reducir el riesgo de que todo el conocimiento documental esté concentrado en una persona o computadora.
El problema que comparten: La información importante está en cinco lugares distintos — y cuando alguien la necesita urgente, nadie sabe exactamente dónde está ni quién tiene la versión correcta.
What does the service include?
Diagnóstico documental inicial
Relevamiento de cómo trabaja la empresa y qué necesita ordenar — antes de diseñar cualquier estructura.
Diseño de estructura SharePoint
Bibliotecas, carpetas, listas, permisos, vistas y responsables — diseñados según la realidad de cada empresa.
Implementación técnica en Microsoft 365
Configuración completa del entorno dentro de la licencia de Microsoft 365 del cliente.
Listas de control operativas
Obligaciones, vencimientos, contratos, personal, tareas y pendientes integrados como listas dentro de SharePoint.
Organización por proceso
Contable, tributario, laboral, contractual, societario y reportes — cada área con su repositorio definido.
Manuales y procedimientos documentales
Guía de uso interna para que el equipo sepa dónde guardar, cómo nombrar y quién es responsable de qué.
Capacitación a usuarios responsables
Entrenamiento al equipo para adoptar la estructura sin depender de soporte externo en el día a día.
Automatizaciones con Power Automate Complemento
Alertas, flujos de aprobación y recordatorios automáticos — disponible como módulo adicional.
What does your company receive at the end?
Diagnóstico y mapa de necesidades documentales
Estructura SharePoint diseñada e implementada
Bibliotecas y listas de control operativas
Permisos configurados por usuario y área
Repositorios contables, tributarios y laborales
Guía de uso y manual de procedimientos
Equipo capacitado para mantener la estructura
Automatizaciones activas (módulo adicional)
Why Otium vs. "just using Google Drive"
| Carpeta compartida genérica | Otium con SharePoint |
|---|---|
| Cualquiera puede ver todo | Permisos diferenciados por usuario, área o proceso |
| Sin listas ni controles | Listas de vencimientos, obligaciones y pendientes integradas |
| Sin flujos ni alertas | Automatizaciones con Power Automate disponibles |
| Estructura que cada quien arma distinto | Diseñada con criterio contable, tributario y laboral |
| Sin visibilidad para quien está afuera | Acceso ordenado para socios o casas matrices en el exterior |
| Desconectada de la operación | Integrada con contabilidad, tributación, laboral y auditoría |
Frequently Asked Questions
Does your important information have a defined place?
Contáctanos y diseñamos juntos la estructura documental que tu empresa necesita — dentro de las herramientas que ya tenés.